どーも、yasuです。
今日は志村けんさんがコロナ感染肺炎でお亡くなりになるという悲しいニュースがありましたね😢
私、小さい頃からドリフやカトちゃんケンちゃんごきげんTVを観て育った世代なので、本当に悲しいです。
カトちゃんケンちゃんといえば、昔PCエンジンでゲームにもなったりしてました。
最近、これを購入したのですが、なんと海外Ver.のカトちゃんケンちゃん（『J.J＆JEFF』で収録）が収録されておりました😭
ゲームで在りし日の思い出にひたるのもいいかも・・・。
さて、本日ご紹介するビジネス本はこちらです。
最近テレワークで毎日のようにWEBミーティング（うちの会社はwebEX使ってます）をしています。
WEB会議もそうなんですが、face to faceの会議でも何のための会議？って思うことありませんか？何も生み出さない無駄な会議ってサイアクですね。
それを解決してくれるかもしれないのがこの本です。
アメリカでの会議時間５５００万回／日
最初に数値を出させてもらいましたがちょっと感覚が掴めないですよね。
これを出席者の時給換算で金額にしたところ年間１兆４０００億ドル、アメリカのGDPの
8.2%にもなる大変な金額となるとのことです。
これだけかけてるのに、無駄な会議って何？ってかんじですよね。
組織にミーティング（以下MTG）は不要なのか？
否、組織にはMTGが必要だ！
MTGがなければ組織はイノベーションを起こすことも素早く動くことも、逆境から立ち直ることも不可能だ、と書かれてます。
今回はレビューというよりも、ポイントをまとめましたので、MTG運営にお役立ていただけますと幸いです。
目次
- ①MTGが多すぎる
- ②MTGはないと『ない』で問題
- ③仕切り役におこる妄想
- ④４８分間のMTG
- ⑤アジェンダ神話
- ⑥『人数』の科学
- ⑦マンネリ化は不可避？
- ⑧『感情』が空気感染する
- ⑨話し合いパラドックス
- ⑩電話会議狂騒曲
①MTGが多すぎる
- MTGに費やされる時間は増えている。MTGは仕事人生のかなりの時間を占める。
- MTGを金額換算するとアメリカ一国で１兆4000億ドル（アメリカGDPの8.2%）
- MTGには生産的で満足感の大きいMTGが存在する。
②MTGはないと『ない』で問題
- MTGは増え続けて悪いMTGもあるが、【絆を深める】、【意見をいうチャンス提供】、【問題解決・理解の共有】など大切な役割がある。
- MTGを改善することが重要であり、【MTG学】は改善するための沢山のヒントがある。
- MTG学の異なる手法を組み合わせてMTGの多様な側面を知ることができる。
③仕切り役におこる妄想
- 自分がMTGを率いる能力は【自分で思っているほど高くない】と自覚する。
- 自分のMTGリーダーシップを客観的に評価するためにアンケートをとる。
- MTGのリーダーシップを高めることを組織の優先課題にする。MTGにおけるリーダーシップを360度フィードバックする。組織全体に前向きな変化が起きるようにする。
- 【サーバントリーダーシップ】と【ギブ】を身につける。
④４８分間のMTG
- 【パーキンソンの法則】によると、作業が終わるまでの時間はその作業に割り当てられた時間で決まる。MTGも同じで例えば時間を『４８分間』といった慣習に囚われないMTGのあり方の検討も有効。
- 定期的MTGの時間を30分→25分とか少し短くしてみる。時短によって程よい緊張感が参加者の生産性を高める。
- 毎日、または週一のごく短いMTG【ハドル】を導入する。短時間なので目標を明確にし、発言も完結でなければならない。
- ハドルの注意点は、①ハドル時間内で解決できないものもあるのでその場合は別MTG設定する、②開始時間と終了時間を必ず守る、ことである。
⑤アジェンダ神話
- アジェンダさえあればMTGは成功するわけではない。
- アジェンダ作りはイベントの計画と同じでよく練ること。出席者からアイデアを募ることは有効。
- 毎回新しいアジェンダを考えること。使い回しは厳禁。アジェンダとMTGは常に新鮮でなければならない。
⑥『人数』の科学
- 出席者が増えると『意見が多すぎ』、『移動が大変』、『社会的手抜き』などの理由で生産性が下がる。
- 人数を最小限に抑えることでMTGに呼ばれなかった人が疎外感を抱くことがある。
- MTGの『適正人数』を決めるにはMTGの目標を設定し、意思決定の中心人物、最も大きな利害関係者を選ぶ。
- 議題ごとに時間を決め、それぞれに関係のある人にその時間だけ出席してもらう。MTGに呼ばない人から事前に意見を聞きMTGに反映させる。
- 詳しい議事録を取り、出席しなかった人にも配る。
⑦マンネリ化は不可避？
- 人間は習慣の生き物でありマンネリしがち。進め方、部屋、座る席も大抵同じ。
- 座る席を変えることでMTGの集中力や満足度に大きな影響を与える。テーブルと椅子の位置を変える、部屋を変えるのも有効。
- 【歩きながら行う】MTGは健康効果、創造性と集中力が高まる効果まである（エビデンスあり）。人数は少数（2−４名）。座るMTGと同様に計画やアジェンダ必要。外でやるのがいい。コースは環状がいい。
- 【立って行う】MTGもある。健康効果、効率性、満足度も高まる。人数は多くても構わないが時間は【15分前後】がいい。
⑧『感情』が空気感染する
- ポジティブな感情もネガティブな感情もMTG出席者の間で伝染する。
- 出席者がMTGにむけてうまく気持ちを切り替える演出を用意する。【出席者を一人ずつ出迎える】、【軽食を出す】、【出席者が部屋に入ってくる時に音楽を流す】など。
- マルチタスクを禁止する。携帯電話、タブレット、PCをMTGに持ち込み禁止にする。
- 【MTGの目的を明確にする】、【チームや個人の功績を称える】、【MTGの価値を確認する】などポジティブでやる気の起こるメッセージでMTGを始める。
- いつもと趣向を変えたことをする。【ロールプレイ】、【二人1組の会話】のテクニックをとりいれる。ストレッチをするだけでも気分転換になる。
⑨話し合いパラドックス
- MTGを開くのは【相乗効果】を期待しているからだ。
- 相乗効果を起こすために、MTGに【何も話さない時間】を取り入れる。一人で静かに考えると発話ブロック、集団思考、社会的手抜きといった問題を避けれる。
- MTGに沈黙を取り入れるために【ブレインライティング】がある。ブレストの筆記版である。口頭よりも紙に書く方が創造性が高まりより多くのアイデアを思いつくという研究結果がある。
- MTGの時間中に提案者のプレゼンではなく、事前に作成した資料を黙読する。プレゼンを聞くよりも黙読の方が理解が深まるので、その後の話し合い有意義に進む。プレゼン時間を節約し、MTG前の準備時間を減らすこともできる。
- 状況によっては沈黙が金になることもある。
⑩電話会議狂騒曲
- MTGは最新のテクノロジーが導入されても基本的なあり方は変わっていない。
- 電話会議は社会手手抜きにつながる特性があることに注意し、音声オンリーのコミュニケーションの問題（誤解や会話リズムの悪さ）なども留意する。
- リーダーが積極的に会話を統率する。話が逸れないように気をつけ、全ての出席者に参加を促す。【名前を呼んで】意見を尋ねる、【ミュートボタン禁止】など活用する。
- 出席者が5人以上になる場合は【サブチームに分割】、【インターバルを挟んで短いMTGを複数回実施】などする。
以上で、ポイント紹介は終わりです。
テレワークでのWEB会議にも活用できることが沢山ありますので、私も今回の学びを実際に試したいと思います。
それでは。
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